Author: Usha Matisson

La mise en place d’un projet de CRM (gestion de la relation adhérent) est un processus important pour les organisations professionnelles. Elle peut aider à améliorer la gestion des relations avec les adhérents, à mieux comprendre leurs besoins et à renforcer la représentativité de l’organisation.

Dans cet article, nous expliquons comment mettre en place un projet de CRM pour votre organisation professionnelle avec Phenix, et comment passer de votre situation existante à un nouveau CRM en douceur.

Les étapes pour mettre en place un projet de CRM

La mise en place d’un projet de CRM peut sembler complexe, mais il y a des étapes clés pour faciliter le processus :

• Évaluer les besoins de votre organisation : Il est important de déterminer les objectifs de votre organisation professionnelle en matière de CRM. Cela peut inclure la gestion des données des adhérents, la communication avec les adhérents, la collecte de fonds, la gestion d’événements, etc.
• Former une équipe de projet : Il est important de former une équipe de projet composée de membres clés de votre organisation professionnelle pour mener à bien le projet de CRM.
• Identifier les ressources et le budget : Il est important d’identifier les ressources nécessaires pour mener à bien le projet de CRM, y compris le budget et les membres de l’équipe.
• Choisir un logiciel de CRM : Il est important de choisir un logiciel de CRM qui répond aux besoins de votre organisation professionnelle. CiviCRM est un logiciel de CRM open source conçu spécifiquement pour les organisations à but non lucratif et les associations professionnelles.
• Mettre en place le nouveau CRM : Une fois que le logiciel de CRM a été choisi, il est important de le configurer pour répondre aux besoins de votre organisation professionnelle.
• Former les utilisateurs : Il est important de former les membres de l’équipe et les utilisateurs du CRM pour garantir une utilisation efficace du logiciel.

Les avantages de CiviCRM pour votre organisation professionnelle

CiviCRM est un logiciel de CRM open source conçu spécifiquement pour les organisations à but non lucratif et les associations professionnelles. Voici quelques-uns des avantages de CiviCRM :

• Il est gratuit et open source, ce qui signifie que vous n’avez pas à payer de frais de licence et que vous pouvez personnaliser le logiciel pour répondre à vos besoins.
• Il offre une gestion centralisée des données des adhérents, ce qui vous permet de mieux comprendre les besoins de vos adhérents et de renforcer la relation avec eux.
• Il offre des outils de communication, de collecte de fonds et de gestion d’événements intégrés, ce qui vous permet de gérer toutes les interactions avec vos adhérents à partir d’une seule plateforme.
• Il permet de gérer les cotisations et les renouvellements en toute simplicité.
• Il est facile à intégrer avec d’autres outils en ligne, tels que des plateformes de paiement en ligne ou des plateformes de marketing par e-mail.

Le budget et le planning pour le projet de CRM

Le budget et le planning pour le projet de CRM dépendront des besoins et des ressources de votre organisation professionnelle.

Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Le coût de mise en oeuvre du CRM dépendra du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités choisies.
• Le planning quant à lui dépendra de la complexité du projet et des ressources disponibles. Il est important de prévoir suffisamment de temps pour évaluer les besoins, choisir le logiciel, le configurer, le tester (faire la recette) et former les utilisateurs.
• Il est recommandé d’impliquer les membres clés de votre organisation professionnelle dès le début du projet, afin de s’assurer que leurs besoins sont pris en compte et qu’ils sont prêts à utiliser le nouveau logiciel.

Comment passer du logiciel existant à CiviCRM

Le passage du logiciel existant à CiviCRM peut sembler difficile, mais il est possible de le faire de manière progressive pour minimiser les perturbations pour les utilisateurs. Voici quelques étapes à suivre :

• Évaluer les données existantes : Il est important d’évaluer les données existantes pour déterminer ce qui doit être transféré dans CiviCRM.
• Configurer CiviCRM : Il est important de configurer CiviCRM pour répondre aux besoins de votre organisation professionnelle. Cela peut inclure la configuration des champs personnalisés, des groupes de contacts, des modèles de courrier électronique, etc.
• Importer les données : Une fois que CiviCRM a été configuré, il est temps d’importer les données existantes dans le nouveau logiciel. Il est important de s’assurer que les données sont correctement formatées et que les doublons sont éliminés.
• Former les utilisateurs : Il est important de former les utilisateurs sur l’utilisation de CiviCRM pour minimiser les perturbations et garantir une transition en douceur.

En guise de conclusion

La mise en place d’un projet de CRM peut sembler complexe, mais peut apporter de nombreux avantages à votre organisation professionnelle. CiviCRM est un logiciel de CRM open source conçu spécifiquement pour les organisations à but non lucratif et les associations professionnelles. En choisissant CiviCRM, vous pouvez bénéficier d’une gestion centralisée des données des adhérents, d’outils de communication intégrés, d’une gestion efficace des cotisations et des collectes de fonds, ainsi que d’une intégration facile avec d’autres outils en ligne.

Il est important de prendre en compte le budget, le planning et de bien impliquer les membres clés de votre organisation professionnelle dès le début du projet.

En suivant ces étapes, vous pouvez garantir une transition en douceur vers un logiciel de CRM plus efficace et mieux adapté à vos besoins.

La certification QualiOP initiée par le CEDAP (le réseau des dirigeants d’associations professionnelles) est une certification qualité qui atteste de l’engagement des organisations professionnelles dans une démarche d’amélioration continue de leurs services. L’obtention et le maintien de cette certification impliquent une gestion rigoureuse des processus, des informations et des relations avec les adhérents.

Phenix, un système de gestion de la relation adhérent (CRM), peut être un outil précieux pour atteindre ces objectifs. Dans cet article, nous allons explorer comment Phenix peut vous aider à obtenir et conserver la certification QualiOP.

Amélioration de la gestion des adhérents

Phenix permet de centraliser toutes les informations relatives aux adhérents et de suivre leurs interactions avec l’organisation professionnelle. Ceci facilite la mise en place et le suivi des processus liés à la gestion des adhérents, tels que l’adhésion, la cotisation et la résiliation, contribuant ainsi à la conformité avec les exigences QualiOP.

Automatisation des processus et traçabilité

Phenix permet d’automatiser certaines tâches administratives et de gestion, telles que la mise à jour des coordonnées des adhérents, le suivi des cotisations et la gestion des événements. Cette automatisation améliore la qualité des services offerts aux adhérents et garantit une traçabilité des actions réalisées, ce qui est essentiel pour répondre aux exigences de la certification QualiOP.

Suivi des indicateurs de performance

Phenix offre des outils de suivi et de reporting qui facilitent la mesure et l’analyse des indicateurs de performance, tels que le taux de satisfaction des adhérents, le taux de renouvellement des adhésions et le taux de participation aux événements. Ces indicateurs sont essentiels pour évaluer l’efficacité des actions menées et identifier les axes d’amélioration, conformément à la démarche qualité QualiOP.

Communication et information auprès des adhérents

Phenix permet de gérer efficacement la communication avec les adhérents en facilitant l’envoi de newsletters, d’invitations à des événements ou de notifications personnalisées. En assurant une communication régulière et adaptée aux besoins des adhérents, les organisations professionnelles peuvent améliorer la qualité de leurs services et répondre aux exigences de la certification QualiOP.

Documentation et archivage

Phenix facilite également la gestion des documents et des archives en permettant de centraliser et d’organiser les informations et les documents relatifs aux adhérents, aux événements et aux actions menées. Cette centralisation facilite l’accès à l’information et garantit la traçabilité des actions réalisées, ce qui est essentiel pour obtenir et conserver la certification QualiOP.

En guise de conclusion

Phenix peut être un allié précieux pour les organisations professionnelles souhaitant obtenir et conserver la certification QualiOP. Grâce à ses fonctionnalités de gestion des adhérents, d’automatisation des processus, de suivi des indicateurs de performance, de communication et de documentation

Les organisations professionnelles ont souvent recours à des agences digitales talentueuses pour la création de leur site web et à d’autres sociétés spécialisées pour la mise en place d’un CRM. Toutefois, il peut être intéressant pour ces organisations d’envisager d’utiliser un CRM ouvert sur le web, tel que Phenix, qui offre des fonctionnalités intégrées pour la gestion des adhésions, l’interaction avec les adhérents (événements, enquêtes) et l’affichage de données (chiffres clés, annuaire, etc) au public.

Dans cet article, nous allons explorer les avantages d’une telle approche pour les associations professionnelles.

Centralisation des données et des fonctionnalités

L’un des principaux avantages d’utiliser Phenix intégré à votre site web est la centralisation des données et des fonctionnalités. Vous pouvez ainsi gérer les adhésions, les événements, les enquêtes et les sondages directement depuis votre site web, sans avoir besoin de passer par des outils externes. Cette centralisation facilite la gestion de l’organisation et permet d’économiser du temps et des ressources.

Inscriptions et gestion des adhérents en ligne

Avec Phenix, les associations professionnelles peuvent proposer des formulaires d’inscription en ligne sur leur site web, facilitant ainsi l’adhésion de nouveaux membres. De plus, la gestion des adhérents et de leurs informations (activités, effectifs, spécialités, régions, etc.) est grandement simplifiée grâce aux fonctionnalités offertes par ce CRM.

Organisation et promotion des événements

Phenix permet également de gérer et de promouvoir des événements directement depuis le site web. Les adhérents et les visiteurs peuvent ainsi consulter les dates, les lieux et les détails des événements, et s’inscrire et payer en ligne. Cette fonctionnalité facilite l’organisation des événements et contribue à leur visibilité auprès du public cible.

Réalisation d’enquêtes et de sondages

Les associations professionnelles ont souvent besoin de mener des enquêtes et des sondages pour recueillir des informations sur leurs adhérents ou sur leur secteur d’activité. Phenix offre des outils pour créer et diffuser ces enquêtes directement depuis le site web, permettant ainsi une collecte de données simplifiée et une analyse approfondie.

Affichage de données issues du CRM

En intégrant Phenix à leur site web, les associations professionnelles peuvent afficher des données issues du CRM, telles que les événements à venir ou l’annuaire des adhérents. Cela permet de fournir des informations pertinentes et actualisées aux visiteurs du site, renforçant ainsi la crédibilité de l’organisation.

Sécurité des données et conformité au RGPD

La sécurité des données et la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) sont des préoccupations majeures pour les associations professionnelles. L’utilisation de Phenix, CRM ouvert sur le web, offre plusieurs avantages dans ce domaine par rapport aux solutions CRM propriétaires.

Tout d’abord, Phenix est basé sur des composants open source, ainsi les associations ont un contrôle total sur leurs données. Elles peuvent choisir où héberger leurs données, que ce soit chez Makoa, sur leurs propres serveurs ou chez un prestataire de confiance. Contrairement aux solutions propriétaires, où les données sont souvent hébergées dans des clouds dépendant de leur éditeur (et parfois hors d’Europe), Phenix permet de s’assurer que les données sont stockées dans des environnements sécurisés et conformes au RGPD.

De plus, les mises à jour régulières garantissent que les dernières mesures de sécurité sont en place, protégeant ainsi les données sensibles des adhérents. La communauté des développeurs avec laquelle nous travaillons veille également à ce que les questions de confidentialité et de sécurité soient prises en compte de manière proactive.

Enfin, Phenix permet aux associations de maîtriser et de gérer facilement les droits d’accès à leurs données, en s’assurant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les informations. Cela contribue à renforcer la sécurité des données et la conformité au RGPD.

En guise de conclusion

L’utilisation d’un CRM ouvert sur le site web, comme Phenix, présente de nombreux avantages pour les associations professionnelles. En centralisant les données et les fonctionnalités de façon sécurisée, les fédérations et syndicats peuvent simplifier la gestion des adhésions, des événements, des enquêtes et des sondages, tout en offrant des informations actualisées et pertinentes à leurs adhérents et aux visiteurs du site. En choisissant cette approche, les associations professionnelles pourront optimiser leurs ressources et améliorer leur efficacité, tout en offrant une expérience utilisateur de qualité à leurs membres et à leur public cible (partenaires, élus, presse…). Cela contribue à renforcer leur crédibilité et à soutenir leur mission de promotion et de défense de leur profession.

Enfin Phenix offre aux associations professionnelles un niveau de contrôle et de sécurité des données supérieur à celui des solutions CRM propriétaires. Grâce à cette maîtrise des données et à une conformité accrue au RGPD, les associations peuvent se concentrer sur leurs missions principales tout en garantissant la protection des informations sensibles de leurs adhérents.